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资产租赁公司成本核算的产品架构及系统设计

时间:2021-01-28 08:23

  成本核算是工业企业财务处理的重要功能,需要管理层和产品经理对该产品有深刻的认识。

  成本核算是工业企业财务处理的重要功能,需要管理层和产品经理对该产品有深刻的认识。

  作为财务专业人员,都知道会计概念的存货和资产犹如两条不同的行星轨道。99.99%的情况下,一颗行星不会从一个轨道切换到另一个轨道。即便特殊如房地产开发行业,也不过是在将自己开发的商品房转做自用或者租赁时,才从存货轨道切换到资产轨道一次(“库存商品”转入“固定资产”)。可是本人所在公司的项目却是出现了行星频繁更换轨道的情况,可以想见,每次不是简单的科目调整。涉及到作为”存货轨道”特有的收发存成本的记录与计算,以及作为”资产轨道”的资产增加、减少、原值变动、折旧计提等。

  以上两个单独来看都没有什么特别的,是财务上两种常见报表大项。而且常规业务中,这两个项目犹如不同的行星轨道,本身无交集,且行星(实物)也不会在两个轨道(存货和资产)间频繁切换。

  而该公司的业务却是突破常规。在设备的整个生命周期内,分为以下几个主要阶段:

  这个需求本身需要财务人员先进行财务上的分析以确定每种业务类型的财务处理方式,而后是系统实现方式。事实上,由于运算不可见,真正的分析过程基本上是同步进行的。也就是我本人和财务总监、经理一起来分析、确定财务的处理方式。经多次沟通和确认财务处理的方式,最后基本确定:在设备整修阶段当作存货对待(处理),完工入库后的在库阶段和租赁期都作为资产对待(按照资产增加、减少、折旧等处理)

  考虑到成本核算过程往往会出现单据、数据上的错误,且一错引起后续业务一连串的错误。因此,在成本核算完成后,往往需要取消后重新记账。

  如果业务稳定、系统稳定,理论上是完全可以做到自动记账的。而且其中涵盖大量数据和复杂的先后顺序,人工处理本身不现实。至多分步骤进行点击几次即可完成成本运算。

  业务纷繁复杂(50多种已知的分支场景),漏掉任何一个业务类型(由于是从业务单据中提取的,有些会使用多次)则必然导致账务不平;

  这个不仅仅是易用性的问题,因为成本核算要保证整体的成本不能丢失,而且有严格的先后顺序。按照单纯的业务并行处理无法实现。因此,必须按照业务类型、严格按照实际顺序依次处理。

  把一个电脑A壳、内存的成本计算出来之后,才可以算出该电脑的本期整修成本。

  如果说以上只是单纯的存货核算成本核算,那么更加困难的则是考虑到资产的核算处理。

  资产核算的基本逻辑是:完工入库即进行依次原值重置的操作。当月减少、当月照提折旧,当月增加、当月不提折旧;否则,资产不予处理。

  从资产月末的状态来看以上几种情况的状态是完全一致的,系统需要全部兼容并不重复、不遗漏的进行处理。差一个或者错一个都很可能会导致账务不平。

  存货核算不受资产核算影响,每月资产核算的前提是:存货核算全部完成且核对无误。

  此步骤在库存系统设计时已经做了充分准备,所有资产类的商品全部按照序列号管理。因此在做此部分存货账时得以实现按照序列号记录每个资产详细的带金额的明细账。

  针对常规意义上的新购入的增加,区分新品、二手;根据资产的资产原始增加日期来记录资产增加的会计期间、使用年限、年限等,以便为计提折旧做准备;

  针对所有成本在本期发生变动的资产,根据变动记录,计算成本。针对上述例子,每次完工前未参与计算的变动记录进行汇总计算。并更新最新的增加会计期间,为后续的折旧处理做准备;

  由于上述三步已经做了充分的准备,本部分按照折旧的基本算法,执行计算即可。主要涵盖的业务场景有:

  成本核算是工业企业财务处理的重要功能,且需要管理层和产品经理对该产品有深刻的认识。与普通的商业化产品或C端功能性产品甚至于普通的内部系统功能都不同,成本核算是现代化公司管理接受审计、为精益化管理做好准备的基础性工程。

  如果说,开发一套成本核算系统的基本目的并非是为了所谓的“降本增效”,而是为了监管和账务处理的起码需要。如前文所述,在本系统上线前,重要配件的成本都没有核算(由于数据量特别大,且需要复杂的多步运算且有严格的先后顺序要求,通过人工处理是不可能完成的任务)。通过人工处理也不符合信息化早已普及的当今企业信息化管理现状。

  另一方面,想要做好本产品的设计开发,个人体验是必须要有足够的财务知识积累以及对传统ERP存货核算相关模块从外到内的熟知程度。因为这是一个“几乎没有页面的功能”,产品的主要逻辑都是在后台实现。是真正的“代替财务人员成本归集和处理”,而成本核算工作本身是财务工作中专业性较强的一项工作。

  具备了上述两个条件还是不够的,还需要有分析问题的能力。因为这种场景在一般的企业是碰不到,完全不同于一般的租赁企业和生产制造企业。因此,如何解决上述的几个难点,还是需要花销一些心思的。

  最后,谨以此文,感谢一起努力的技术兄弟们。没有你们的大力配合和OPEN的技术心态,是不可能完成的。